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深圳港特种柜的操作流程

一. 接受委托

1.需要提供一份完整的甲壳虫特种柜的业务联系单以及由客户填写的甲壳虫特种柜SHIPPING ORDER(需要客户签字并加盖公司公章)。

2.注意检查特种柜的业务联系单和客户SHIPPING ORDER的填写内容是否完整,特别要注意事项有:预计的装货时间,货物品名,货物的具体尺寸(L x W x H),货物的重量。

3. 客户下单环节特别注意事项:

(1)合同和非合同客户都必须书面下单。如是合同客户,则书面下单即可(可邮件下单,最好是传真下单);如是非合同客户,则需提供我司格式的委托书。且传真件和委托书最好能有盖章,如无也最好能有下单人的正楷签名。

(2)如客户不能及时下委托书,但业务员已下《业务联系单》,则当操作接单时需提交产品经理审核,产品经理审核后操作需与客户确认是否可及时补传委托书、以及什么时间补传,然后提醒(最好以邮件方式)业务员要按照客户承诺的时间追回《委托书》,如果业务员不追回,则由业务员承担。以上完成后才能接单。

二. 审单录入

(一)业务联单、委托书审单以及新建工作号注意事项

1.接到业务联单以及客户委托书后,正常情况应在一个工作日内完成审单以及建立新工作号,并进行相关操作。

2.《业务联单》、《委托书》中必填项目必须要完整填写,如发现填写不完整操作人员需将情况及时反馈给业务人员或客户,督促其重新补齐遗漏的内容然后再接单。如因特殊原因无法在下单时补齐必填项目,则必须由客服经理同意后方可接单。

3.如审单时发现预计利润为负利润,需要按照《业务亏损审批制度》走相关审批流程。

(二)具体操作注意事项

1. 做柜时间:保证预留足够的时间给船公司进行渡柜,要考虑码头免堆期,一般特种柜是没有免堆期的。因此我们建议客户在做柜时间不能过早,以免产生过多的码头堆存费,一般建议客户的装柜后重柜还场时间不要早于结关日前两天。

2. 截关时间:特种柜查柜机率比普柜高, 需预留足够的时间报关/上船/突发事件

A,在客户产地封关,再到深圳转关的,至少需要预留2天的报关时间。

B,如客户在深圳一般贸易清关的,需要预留3天的报关时间

3. 起运港/目的港

4. 柜型柜量(20’ OT & 40’OT& 20’FR & 40’FR )

5. 货品名,货物毛重,货物的具体尺寸:

A.现在向船公司订舱必须提供特种柜所装货物的详细货品,最好中英文的品名一起提供。

B.在订舱时要向船公司提供特种柜所装货物准确毛重,核对货物毛重是否超过船公司所提供柜型最大承载量。

C.在向船公司下BOOKING时,必须表明货物的具体外部尺寸,也就是要标明货物的长、宽、高的具体数据,在订舱单必须特别注明货物超高、超长或超宽的具体数据,并提醒船公司注意,以免船公司放错柜型以及特种柜上船后不正确的摆位。

6. 货物的装卸,运输以及绑扎的注意事项

A.确定好货物的装卸方式,如需要起重机吊装等等。

B.确定从工厂到码头的运输方式,运输路线以及注意事项,如过高的货物要考虑隧道以及桥梁的限高,要采用低车架的拖车,以及选择尽量能避开有隧道等限高行车的路线。

C.确定绑扎过程中的注意事项,如确定绑扎的货物重心,绑扎货物的绳索必须通过货物的重心。

7. 商检、报关要求

A.需要和客户确认准备的报关资料是否齐全

B.由于特种在码头基本上是没有免堆期的,所以还柜的时间一般是结关前的两天,所以报关时间比较紧张,当重柜还场后,应该第一时间通知报关行,让其抓紧时间进行报关。

三. 确认

1. 船东确认:船期/柜型/舱位/提柜堆场

A.无舱位或船期变动——>通知客户——>联系其他船东——>ok

B.无法解决——>通知业务员/客户改期或取消

2. 车队确认:拖车/低拖架平板车

A.无车可派——>与业务员/客户沟通——>联系备用车队——>ok

B.还是无车可派——>与业务员/客户商讨解决方案——>ok

C.无法解决——>取消

3. 客户确认:将录入结果打印传真给客户确认

A.客户确认——>ok

B.客户修改——>录入重新打印回传客户

四. 订舱

1. 按船东要求填写订舱单并传真给船东

1) 船期/起运港/目的港

2) 货物的具体尺寸(长,宽,高)以及重量,并特别标出超高超宽超长的具体数据。

3) 柜型/柜量/货品

4) 具体的提柜时间

5) 特种柜是否要求在船上的特殊摆位

2. 收到S/O后审阅,

1)S/O有误——>书面要求船东更改重新放舱——>2。

2)S/O ok——》五。

五. 安排拖车

1.拖车委托/地址/及 S/O 传真给车队

内容:柜型柜量/提柜堆场/装柜地点/联系人/到达时间/是否转关/报关地点/装柜以及运输途中的注意事项。

2.电话确认已收到传真

3.要求车队书面确认有车

4.收取车队书面确认

六.订舱确认

书面通知客户已安排好订舱/拖车

1.订舱信息:船期/柜型/POL/POD

2.拖车信息:确认做柜时间/拖车及司机资料(或者后补时间)

七.做柜

1.做柜前一天与车队确认拖车、特种柜及司机资料。

2.通知司机在运输途中需要特别注意的事项。

3.书面传真拖车/特种柜/司机资料给客户。

4.电话和客户确认第二天装货计划有无变动,落实最后确认的装货时间,如有变动就立刻通知车队做相应的调整。

5.随时关注装车动态:准时到达/装车进展。

6.要求车队费用清单。

八.报关

1.深圳报关

A.通知报关行装车完毕,准备报关,如当日截关则提醒报关行盯紧。

B.中午时段联系报关行,跟踪报关进展。

C.下午5:30左右,与报关行确认报关结果。

2.深圳转关

确认封关完毕,通知深圳报关行准备。

3.通知客户报关进展

及时通知客户报关的进展情况,如遇到查柜等突发事件需要第一时间通知客户,并督促报关行尽快联系海关,加快查柜进程,尽快放行。

九.提单.帐单确认及放货

1.在报关的过程与客户预对提单并准备船东补料。

2.通关后,要求客户最后确认提单。

3.第一时间给船东补料,安排电放(美加要提前72小时补料)。

4.要求船东出具费用清单。

5. 账单确认:

(1)如是在委托书上正常报价范围内的费用,可不用客户确认。

(2)如产生异常或特殊费用,操作需填写《特殊费用确认单》传真给客户,要求客户一定要签字确认并回传给操作,如客户没有确认回传,操作需将此情况反馈给业务员,由业务员与客户协调;如供应商与我司在费用上有分歧,操作需将此情况反馈给产品经理,由产品经理与供应商进行协调;

(3)操作需将帐单传真给客户后,打电话给客户确认收到,并要求客户签字回传,如客户没有回传,操作将此情况发邮件给业务员,同时抄送给操作主管和产品经理;

(4)正常情况下操作应该在客户核对提单的同时将帐单传给客户确认,如有额外费用产生再另传额外费用帐单给客户确认。

(5)存档:要求每票帐单需打印存档,且帐单是存档文件之一。

6.在货到港前48小时将放货相关资料由放货同事传给代理。

7.通知财务在到港前安排收付运费。

8.确认客户已付运费,出单。(票结客户一般要求在到港前一天将付款水单传给我司)

此阶段的注意事项:

A在走近洋航线时,建议客户采用船单电放的放货形式。因特种柜在目的港的免堆期比较短(免堆期1~3天),采取船东电放的便于收货人在目的港能及顺利、快捷的办理提柜手续。

B如在出海格提单的情况下,近洋航线需要至少在货到港前1天将放货相关资料传给代理;远洋航线需要在货到港前3天相关资料传给代理。

其他操作注意事项:

供应商信息保密问题:凡是要将供应商提供之文件提供给客户的情况,一定要注意将不利的信息图掉再传给客人。(比如S/O,MB/L等)?

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